Clients & Contrats

Logistall conserve les informations client à trois endroits reliés : la fiche client elle-même, une liste d’interlocuteurs chez ce client, et — pour les chargeurs avec qui vous avez négocié des prix à long terme — des contrats d’accords tarifaires. À la fin de cette page, vous saurez préparer un nouveau client pour sa première expédition, garder les bonnes personnes en fiche pour toujours savoir qui appeler, repérer un client qui approche de son plafond de crédit, et enregistrer un accord négocié pour que tout le monde établisse ses devis à partir des mêmes termes.

Créer un client

La page Clients liste tous les chargeurs avec qui vous travaillez.

Scénario : un nouveau chargeur a accepté de vous confier son premier chargement la semaine prochaine. Avant de pouvoir réserver son expédition, il lui faut une fiche client.

1. Sur la page Clients, ajoutez un nouveau client.
2. Renseignez les trois groupes de champs :
   • Identité — un code client, l’organisation sous laquelle vous facturez et la raison sociale.
   • Contact — un nom de contact principal, un e-mail, un téléphone, une ville de facturation et un pays.
   • Financier — la devise, les conditions de paiement (NET15/30/45/60, COD ou Prepaid), le plafond de crédit et le statut actif/inactif.
3. Enregistrez. Le client est maintenant disponible à la sélection dans les expéditions, les devis et les factures.

Astuce

Définissez les conditions de paiement et le plafond de crédit dès la création de la fiche, pas plus tard — ce sont vos garde-fous une fois que les factures commencent à circuler, et il est bien plus facile de convenir des conditions avant le premier chargement qu’après.

Surveiller ce qu’un client vous doit

Chaque client suit aussi un solde impayé — combien il vous doit actuellement sur les factures ouvertes. Le tableau des Clients met le solde en évidence lorsqu’il est supérieur à zéro et l’affiche à côté du plafond de crédit, pour voir d’un coup d’œil à quel point le client s’en approche.

Scénario : un client régulier appelle pour réserver trois chargements de plus ce mois-ci. Avant de dire oui, jetez un œil à sa ligne sur la page Clients — si son solde impayé frôle déjà son plafond de crédit, c’est une conversation à avoir avant de prendre la réservation, pas après.

Garder les bonnes personnes en fiche (contacts CRM)

Au-delà du contact principal unique porté par la fiche client elle-même, vous pouvez tenir une liste plus complète des personnes de cette entreprise — un panneau de contacts façon CRM.

Le panneau apparaît en ligne lorsque vous modifiez un client enregistré (ainsi que sur les Transporteurs et les Organisations, puisque le même panneau y est réutilisé). Pour chaque contact, vous pouvez consigner :

• Un nom, une fonction, un e-mail, un téléphone et des notes.
• Un contact marqué Principal (signalé par une étoile).

Les contacts s’ajoutent, se modifient et se suppriment directement dans ce panneau — il n’existe pas de page de contacts séparée.

Scénario : votre interlocuteur habituel chez un client part en congé et vous dit d’appeler son collègue de la répartition pendant les deux prochaines semaines. Ajoutez le collègue au panneau de contacts avec sa fonction et une note — la prochaine personne de votre équipe qui ouvre le client voit exactement qui appeler.

Note

Le panneau de contacts n’apparaît qu’une fois le client enregistré — créez d’abord la fiche, puis rouvrez-la pour étoffer la liste de contacts.

Enregistrer un accord négocié (contrats d’accords tarifaires)

Pour les clients avec qui vous avez négocié des prix permanents, utilisez la page Contrats clients pour enregistrer l’accord lui-même, afin que les termes vivent dans Logistall plutôt que dans la boîte mail de quelqu’un.

Un contrat comporte :

• Un client lié, un statut (brouillon → actif → expiré, ou terminated), des dates de début et de fin, des conditions de paiement, un plafond de crédit optionnel et des notes.
• Un indicateur Fact. auto que vous pouvez activer pour les contrats que vous comptez, à l’avenir, facturer automatiquement.
• Un ou plusieurs tarifs imbriqués sous le contrat — chaque tarif peut être délimité par mode, type de service, ville d’origine et ville de destination (laissez l’un de ces champs vide pour signifier « tous »), avec son propre tarif de base, tarif au kilomètre, pourcentage carburant et devise.

Pour gérer les tarifs d’un contrat :

1. Ouvrez le contrat enregistré pour voir sa liste de tarifs.
2. Sélectionnez Ajouter sous Tarifs pour ajouter un tarif de trajet, ou modifiez/supprimez un tarif existant.

Astuce

Utilisez les champs de périmètre vides à dessein : un tarif sans origine ni destination s’applique à n’importe quel trajet — pratique pour un tarif global convenu — tandis qu’un tarif entièrement délimité vise un trajet précis.

Attention

Les contrats sont un référentiel de ce que vous avez convenu avec un client — aujourd’hui, la tarification d’un devis (voir Devis & Grilles tarifaires) puise dans vos grilles tarifaires, pas dans les tarifs de contrat : un contrat actif ne remplit donc pas automatiquement le prix d’un devis. Utilisez le contrat comme référence de ce à quoi un client a droit, et alignez vos grilles tarifaires (ou directement les champs de tarification du devis) sur ce que le contrat spécifie — sinon le calculateur risque de proposer à un client sous contrat votre prix standard.

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