Expéditions

La page Expéditions est l’endroit où vous créez et gérez les mouvements de fret individuels — de la réservation à la livraison. À la fin de cette page, vous saurez réserver une nouvelle expédition et la mettre sur la route, dire à un client exactement où se trouve son chargement quand il appelle, lui remettre un lien de suivi pour qu’il cesse d’appeler, et produire les documents dont le chauffeur a besoin. Elle explique aussi comment rechercher et filtrer les tableaux de données, car les mêmes contrôles apparaissent sur la plupart des pages de liste de Logistall.

Créer une expédition

Scénario : un client a accepté votre devis et le chargement doit partir la semaine prochaine. Il est temps de le réserver.

1. Depuis la page Expéditions, sélectionnez Ajouter pour ouvrir le formulaire d’expédition.
2. Renseignez les sections :
   • Référence — un numéro d’expédition (laissez vide pour que Logistall en génère un automatiquement, p. ex. SWF-00001), plus votre propre référence client ou numéro de bon de commande si vous en avez un.
   • Parties — le client concerné par cette expédition (obligatoire), et éventuellement le transporteur qui l’achemine.
   • Trajet — les lieux d’origine et de destination (obligatoires), plus le mode (FTL, LTL, Colis, Aérien, Maritime, Ferroviaire ou Intermodal), le type de service (Standard, Express, 24 h, Économique, Premium ou Matières dangereuses), les Incoterms et la distance en kilomètres.
   • Cargaison — le poids total, le volume, le nombre de colis, le nombre de palettes, et si le chargement relève des matières dangereuses ou nécessite un dédouanement.
   • Finances — le montant proposé, la surtaxe carburant et la devise.
   • Planning — les dates prévues d’enlèvement et de livraison.
   • Notes — toute note libre pour l’expédition.
3. Enregistrez le formulaire. L’expédition apparaît dans la liste des expéditions avec le statut Brouillon.

Astuce

Si cette expédition vient d’un devis, notez le numéro du devis dans la référence client ou les notes — il n’existe pas de lien automatique entre devis et expéditions, c’est donc ainsi que vous retracez une expédition jusqu’au prix convenu. Voir Devis & Grilles tarifaires.

Statuts & événements de suivi

Une expédition traverse une série de statuts au cours de sa vie : Brouillon → Réservé → Enlèvement planifié → En transit → Au hub → En cours de livraison → Livré, avec Incident, Annulé et Retourné comme issues alternatives.

Pour faire avancer une expédition :

1. Modifiez l’expédition.
2. Choisissez la nouvelle valeur dans le champ Statut.
3. Enregistrez.

Vous (ou un autre répartiteur/administrateur) pouvez changer le statut d’une expédition à tout moment de cette façon — c’est le moyen le plus rapide de faire passer une expédition de Brouillon à Réservé, ou de signaler un chargement à problème en Incident.

Séparément, Logistall tient un historique de suivi détaillé pour chaque expédition — une liste chronologique d’événements (enlèvement, arrivée, départ, en transit, en cours de livraison, livré, blocage douanier, incident, retourné), chacun avec sa ville, sa description et son horodatage. Ces entrées de chronologie sont ce que votre chauffeur consigne depuis sa propre page Mes expéditions à mesure que l’expédition se déplace physiquement, et c’est ce que voient les clients quand vous partagez un lien de suivi (voir plus bas).

Scénario : un client appelle pour savoir où est sa marchandise. Ouvrez l’expédition (depuis le Tableau de bord, la recherche globale ou la vue de détail de l’expédition) et lisez l’historique de suivi — la dernière entrée vous donne la dernière ville et le dernier événement enregistrés, avec leur horodatage, pour répondre sur-le-champ au lieu d’appeler le chauffeur.

Note

Statut et historique sont deux choses différentes : le statut est l’état actuel unique de l’expédition, tandis que l’historique est son parcours complet — les entrées que votre chauffeur consigne depuis Mes expéditions à mesure que le chargement avance. Gardez les deux en tête quand un client demande un point : le statut est le titre, l’historique est l’histoire.

Chaque fois que le statut d’une expédition change, Logistall crée automatiquement une notification dans l’application pour que votre équipe voie la mise à jour.

Partager un lien de suivi public

Scénario : le même client appelle chaque jour pour un point. Donnez-lui un lien qu’il peut consulter lui-même.

1. Sur la page Expéditions, repérez la ligne de l’expédition dans le tableau.
2. Sélectionnez Partager le lien de suivi. Logistall génère un lien de suivi unique (de la forme /track/<token>) et le copie dans votre presse-papiers — le bouton affiche brièvement « Lien copié » pour confirmer.
3. Envoyez le lien à quiconque doit suivre l’expédition — e-mail, messagerie, par le canal habituel.

Toute personne disposant du lien peut l’ouvrir dans un navigateur et voir le statut de l’expédition, le mode de transport, les villes d’origine et de destination, les dates prévues d’enlèvement/livraison et l’historique de suivi — sans aucune connexion requise.

Astuce

La page de suivi peut être partagée sans risque hors de votre entreprise. Par souci de confidentialité, elle n’affiche délibérément que les informations ci-dessus — elle n’expose jamais les noms des clients ou des transporteurs, les adresses, ni aucun prix.

Note

Partager de nouveau la même expédition réutilise le même lien au lieu d’en générer un nouveau — vous pouvez donc utiliser Partager le lien de suivi chaque fois que vous voulez récupérer le lien dans votre presse-papiers, sans invalider la copie que le client possède déjà.

Documents

Deux types de documents gravitent autour d’une expédition : la CMR que vous imprimez pour le chauffeur, et tout le reste dont vous devez garder trace.

Générer une CMR pour le chauffeur

Chaque ligne d’expédition comporte un bouton CMR qui génère et télécharge une CMR (lettre de voiture) au format PDF, construite à partir du trajet, des parties et des détails de cargaison de l’expédition — utile pour les chauffeurs et les postes de douane. Un clic, aucun formulaire à remplir.

Enregistrer les autres documents d’expédition

Pour les autres documents d’expédition — connaissements, listes de colisage, factures commerciales, certificats d’origine, preuves de livraison et autres — utilisez la page Documents séparée :

1. Sur la page Documents, enregistrez un document en lui donnant un type, un nom de fichier et un lien vers l’endroit où le fichier est réellement stocké. Logistall conserve la référence et les métadonnées, pas le fichier lui-même.
2. Vous pouvez éventuellement lier le document à une expédition, un transporteur ou un client, pour le retrouver depuis l’enregistrement auquel il appartient.
3. Vous pouvez aussi le marquer vérifié et lui donner une date d’expiration.

Astuce

Utilisez les dates d’expiration pour les documents à durée limitée comme les certificats d’assurance — enregistrer la date est ce qui vous permet de repérer les documents expirés avant qu’un chargement ne soit déjà sur la route.

Recherche & filtrage des tableaux

Les Expéditions, comme la plupart des autres pages de liste de Logistall, partagent les mêmes contrôles de tableau — apprenez-les une fois ici et vous les connaissez partout :

• Recherche — le champ de recherche effectue une recherche en direct, avec temporisation, au fil de la saisie (elle porte par exemple sur le numéro d’expédition et la référence client sur la page Expéditions).
• Tri — sélectionnez l’en-tête de n’importe quelle colonne triable pour trier sur cette colonne ; sélectionnez-le à nouveau pour inverser l’ordre.
• Filtres — utilisez le panneau de filtres pour restreindre la liste à des valeurs de champ précises (p. ex. statut, mode, client, transporteur) via des filtres déroulants.
• Pagination — les résultats sont paginés, avec des contrôles pour aller à la première page, la précédente, un numéro de page précis, la suivante ou la dernière, et un sélecteur de lignes par page (10/20/30/50/100) que Logistall mémorise pour la prochaine fois.

Scénario : vous voulez tous les chargements FTL en transit pour un client donné. Réglez le filtre de statut sur En transit, le filtre de mode sur FTL et le filtre client sur ce client — la liste se resserre au fur et à mesure.

Note

Sur la page Expéditions en particulier, la recherche et la pagination s’exécutent côté serveur pour que les grandes listes d’expéditions restent rapides ; les autres listes, plus petites, filtrent et paginent instantanément dans votre navigateur. Dans les deux cas, les contrôles ont la même apparence et le même comportement — vous n’avez rien à faire différemment.

Pages associées

• Premiers pas
• Tableau de bord
• Devis & Grilles tarifaires
• Clients & Contrats