Flux de travail du Comptable

En tant que Comptable, vous détenez le cycle facture-encaissement et le volet comptes fournisseurs de Logistall — facturer les clients, enregistrer les paiements et payer les transporteurs. Les clients et les expéditions vous sont visibles en lecture seule, pour le contexte uniquement. Votre travail est déclenché par deux signaux : une expédition qui atteint livré (moment de facturer) et de l’argent qui arrive (moment de l’enregistrer).

Votre matinée

1. Ouvrez le Tableau de bord et consultez la carte Créances ouvertes — le solde total encore dû sur les factures envoyées, partielles ou en retard, avec le nombre de factures en retard. Sélectionnez-la pour voir la liste correspondante (Tableau de bord).
2. Sur Factures, filtrez sur en retard — Logistall a déjà fait le marquage pour vous pendant la nuit (voir la note ci-dessous) — et lancez le recouvrement à partir de là (Finance).
3. Utilisez le filtre Solde dû pour restreindre le tableau aux factures ouvertes (solde supérieur à zéro) par opposition aux réglées, afin de ne regarder que ce qui reste à relancer (Finance).

Note

Vous ne marquez jamais vous-même une facture en retard. Une vérification en arrière-plan tourne environ toutes les heures et fait passer toute facture envoyée ou partielle à en retard dès que sa date d’échéance est dépassée avec un solde restant — ce statut est votre liste de recouvrement, tenue à jour pour vous (Finance).

Quand une expédition est livrée : émettre la facture

1. Quand une expédition est livrée — vous verrez la notification automatique lors du changement de statut — créez la facture sur Factures, en la liant à l’expédition (Finance).
2. Laissez la référence vide pour en générer une automatiquement (p. ex. INV-2026-00001), et laissez Logistall calculer le montant de la taxe, le total et le solde dû à mesure que vous saisissez le sous-total, le taux de taxe et la remise (Finance).
3. Téléchargez le PDF de la facture et envoyez-le au client. Le PDF (intitulé FACTURE) est construit à partir de l’en-tête de votre entreprise, du client facturé et des lignes de facturation (Finance).
4. Si la facture elle-même n’a pas de lignes, son PDF les récupère depuis les lignes de frais de l’expédition liée — et si ni l’un ni l’autre n’existe, il retombe sur une seule ligne récapitulative pour le sous-total (Finance).

Astuce

L’en-tête de chaque PDF de facture — nom de l’entreprise, raison sociale, adresse et les identifiants ICE/RC/TVA/CNSS/Patente — vient directement de la page Mon Organisation. Si quelque chose semble erroné sur un PDF, c’est là que se trouve le correctif, et c’est la page du Propriétaire (Paramètres de l’organisation).

Au fur et à mesure que les paiements arrivent

1. Sélectionnez Enregistrer un paiement sur la ligne de la facture — le formulaire prérenseigne le montant avec le solde restant dû, et vous pouvez l’ajuster pour un paiement partiel (Finance).
2. Choisissez le mode de paiement (Virement, Carte, Espèces ou Chèque) et la date, puis enregistrez.
3. Logistall recalcule le montant payé et le statut de la facture dans la même opération : payé dès que le montant payé atteint le total, partiel si une partie a été payée mais pas tout (Finance).
4. Les factures envoyées ou partielles échues avec un solde passent automatiquement à en retard — surveillez ce statut pour piloter le recouvrement (Finance).

Scénario : un client vire la moitié d’une facture de 40 000 MAD. Vous sélectionnez Enregistrer un paiement, remplacez le solde complet prérempli par le montant reçu, choisissez Virement et enregistrez. La facture passe à partiel avec le solde restant affiché. Si la date d’échéance passe avant l’arrivée du reste, la vérification horaire en arrière-plan la fait passer à en retard toute seule — elle atterrit dans votre liste du matin sans que vous la suiviez dans un tableur.

Payez vos transporteurs

Enregistrez les factures transporteurs (AP) sur Factures transporteurs, en liant chacune à l’expédition à laquelle elle appartient pour que son coût compte dans la marge de cette expédition. Chaque facture porte le transporteur, un numéro de facture, un statut (en attente, approuvée ou payé), un montant et une devise, ainsi que les dates de facture et d’échéance (Finance).

Attention

Le lien vers l’expédition sur une facture transporteur n’est pas de la tenue de dossier facultative — c’est ce qui alimente la vue marge. Une facture enregistrée sans son expédition laisse la marge de cette expédition surestimée (Finance).

Fin de période : surveillez la marge

La page Finance montre la marge par expédition — ce que vous avez facturé moins ce que les transporteurs vous ont facturé — avec quatre cartes récapitulatives totalisant le chiffre d’affaires, le coût, la marge et le pourcentage de marge sur l’ensemble du tableau. Seules les expéditions avec une activité de facturation apparaissent ; tout ce qui n’a encore ni facture ni facture transporteur n’est pas listé (Finance).

Attention

La marge additionne directement les montants des factures et des factures transporteurs, sans conversion entre devises. Si une même expédition est facturée dans une devise et facturée par le transporteur dans une autre, sa ligne de marge ne s’équilibrera pas correctement — gardez les factures et les factures transporteurs d’une expédition dans une seule devise quand vous le pouvez (Finance).

Enregistrez les dépenses de trajet

Vous pouvez créer des dépenses sur Dépenses ; chacune démarre au statut en attente jusqu’à ce qu’un propriétaire ou un administrateur des données l’approuve (Finance).

En dehors de votre rôle

Les expéditions, la flotte et les devis vous sont visibles en lecture seule ou pas du tout — les opérations sont gérées par les répartiteurs (Répartiteur) ; la gestion des utilisateurs appartient aux propriétaires.

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