Finance

Le fret ne compte que lorsque le volet financier se boucle : le client vous paie, vous payez le transporteur, le chauffeur est remboursé, et l’expédition s’avère avoir dégagé une marge. Les écrans financiers de Logistall couvrent chaque étape — Factures suit ce que les clients vous doivent, Factures transporteurs suit ce que vous devez aux transporteurs, Dépenses suit les coûts des chauffeurs et des trajets, et Finance montre la marge résultante par expédition. Cette page couvre les quatre, plus le fonctionnement des PDF de facture et de l’affichage multi-devises.

Se faire payer une expédition livrée

La page Factures liste toutes les factures que vous avez émises à vos clients. Pour en créer une :

Ajoutez une nouvelle facture. Laissez le numéro de référence vide pour en générer un automatiquement (p. ex. INV-2026-00001), ou saisissez le vôtre.
Choisissez le statut (brouillon, envoyé, partiel, payé, en retard, annulé ou contesté) et un type de facture (fret, droits de douane, frais annexes, avoir ou correction).
Choisissez le client et, éventuellement, l’expédition liée — c’est ce lien qui alimente la vue marge par expédition et permet au PDF de reprendre les lignes de frais de l’expédition.
Saisissez le sous-total, le taux de TVA et la remise — Logistall calcule automatiquement le montant de taxe, le total et le solde dû au fur et à mesure de vos modifications.
Définissez les dates de facture, d’échéance et (le moment venu) de paiement.

Enregistrer un paiement

Scénario : un client vire la moitié d’une facture de 40 000 MAD et promet le reste en fin de mois. Enregistrez ce qui est arrivé pour que la facture reflète la réalité.

Sélectionnez Enregistrer un paiement sur la ligne de toute facture qui n’est pas déjà entièrement payée.
Le formulaire pré-remplit le montant avec le solde restant dû — ajustez-le à ce qui a réellement été reçu.
Choisissez un mode de paiement (Virement, Carte, Espèces ou Chèque) et une date, puis enregistrez.

L’enregistrement crée une trace de paiement et, dans la même étape, recalcule le montant payé et le statut de la facture : payé une fois que le montant payé atteint le total, partiel si quelque chose a été payé mais pas la totalité, sinon elle conserve son statut antérieur.

Trouver ce qui reste ouvert

Un filtre Solde dû sur le tableau des Factures permet de restreindre la liste aux factures encore ouvertes (solde supérieur à zéro) par opposition aux factures réglées — utile en fin de mois quand vous voulez la photographie des créances sans balayer les statuts un par un. La recherche, le tri, les filtres et la pagination du tableau fonctionnent par ailleurs comme partout ailleurs — voir Recherche et filtrage des tableaux.

PDF de facture (FACTURE)

Chaque ligne de facture comporte un bouton PDF qui télécharge un document de facture mis en forme (intitulé FACTURE, selon la convention française du secteur du fret), construit à partir des coordonnées d’en-tête de votre société (définies sur la page Mon Organisation), du client facturé, et des lignes et totaux de la facture, taxe comprise.

Les lignes proviennent de la première source disponible, dans cet ordre :

Les lignes détaillées propres à la facture, si vous en avez saisi.
Sinon, si la facture est liée à une expédition, les lignes de frais de cette expédition.
Si ni l’une ni l’autre n’existe, une ligne récapitulative unique pour le sous-total de la facture.

Suivre ce que vous devez aux transporteurs (comptes fournisseurs)

La page Factures transporteurs est votre grand livre de comptes fournisseurs — ce que vous devez aux transporteurs pour les expéditions qu’ils ont transportées pour vous. Ajoutez ou modifiez une facture en définissant le transporteur, éventuellement une expédition liée, un numéro de facture, un statut (en attente, approuvée ou payé), un montant et une devise, une date de facture et une date d’échéance, et des notes.

Marge par expédition (AR − AP)

La page Finance montre, pour chaque expédition ayant une activité de facturation, sa marge : le chiffre d’affaires (le total des factures clients liées à cette expédition) moins le coût (le total des factures transporteurs liées à cette expédition). Quatre cartes récapitulatives en haut totalisent le chiffre d’affaires, le coût total, la marge totale et le pourcentage de marge global sur l’ensemble du tableau — un contrôle de rentabilité en un coup d’œil pour la période consultée.

Le tableau lui-même est triable et filtrable par statut et par mode, et ne liste que les expéditions ayant un chiffre d’affaires ou un coût enregistré — les expéditions n’ayant encore ni facture ni facture transporteur n’y apparaissent pas.

Dépenses des chauffeurs & le flux d’approbation

Scénario : un chauffeur revient d’une tournée avec des reçus de péage et une note d’hôtel. Le flux Dépenses les fait consigner, approuver par la bonne personne et rembourser — avec une trace à chaque étape.

La page Dépenses suit les coûts des chauffeurs et des trajets — péages, carburant, stationnement, hébergement, repas et autres catégories — chacun avec un montant et une devise, une date, un chauffeur et un trajet liés facultatifs, une description, une URL de justificatif et des notes.

Le flux d’approbation :

N’importe qui consigne la dépense. Toute nouvelle dépense démarre au statut en attente quoi que vous saisissiez, puisque seul un propriétaire ou un administrateur des données peut en approuver une.
Pour les dépenses en attente, les boutons Approuver et Rejeter apparaissent directement dans la ligne du tableau — pas besoin d’ouvrir le formulaire complet. Approuver consigne qui a approuvé ; rejeter marque simplement la dépense rejeté.
Une fois l’argent effectivement remboursé, ouvrez la dépense approuvée et passez son statut à reimbursed directement depuis le panneau de modification — ce quatrième statut n’est pas accessible depuis les boutons d’action rapide.

Devise : base MAD, conversion à l’affichage uniquement

La devise de base de Logistall est le dirham marocain (MAD), et chaque enregistrement (facture, facture transporteur, dépense, etc.) est stocké dans la devise que vous lui définissez — MAD par défaut. Un sélecteur de devise permet de choisir une devise d’affichage pour toute l’application ; une fois définie, les montants sont convertis pour l’affichage à l’écran uniquement, à l’aide d’une table fixe de taux de change approximatifs (pas un flux en direct).