Flux de travail du Répartiteur

En tant que Répartiteur, vous détenez le cœur opérationnel de Logistall — expéditions, trajets, flotte, chauffeurs et planification. Les devis et les clients vous sont visibles en lecture seule, et les pages finance ne font pas partie de votre rôle. Votre journée a deux moitiés : réagir à ce qui bouge en ce moment, et préparer ce qui bougera ensuite.

Votre matinée

1. Ouvrez le Tableau de bord. Les cartes KPI vous donnent l’état de l’exploitation en un coup d’œil — Expéditions actives, Exceptions, Chauffeurs disponibles et Véhicules disponibles. Sélectionnez une carte pour ouvrir la liste correspondante à droite (Tableau de bord).
2. Traitez d’abord les Exceptions — ce sont des expéditions signalées avec un statut d’incident qui exigent votre attention avant toute nouvelle réservation.
3. Jetez un œil à la Carte de la flotte pour voir où chaque véhicule se trouve réellement : les points verts sont disponibles, les bleus en route, les ambre en maintenance. Les positions se rafraîchissent toutes les 30 secondes toutes seules (Flotte).
4. Vérifiez les Rendez-vous quai pour les créneaux entrants et sortants du jour, et utilisez le bouton d’action rapide de la ligne pour Confirmer tout ce qui est encore au statut planifié (Planification).

Astuce

Besoin d’un enregistrement précis, vite, à n’importe quel moment de la journée ? Appuyez sur Ctrl+K (Cmd+K sur Mac) pour ouvrir la recherche globale — elle cherche à la fois dans les expéditions, les clients, les factures et les chauffeurs (Premiers pas).

Quand une réservation arrive : du devis accepté à l’expédition livrée

1. Partez d’un devis accepté — vous pouvez consulter les devis, mais ce sont les propriétaires et administrateurs des données qui les créent, et il n’y a pas de conversion en un clic (Devis et grilles tarifaires).
2. Créez l’expédition sur Expéditions avec le client, le trajet, le mode et la tarification du devis ; conservez le numéro de devis dans la référence client (Expéditions).
3. Affectez le transporteur, ou faites rouler le chargement avec votre propre flotte — le véhicule et le chauffeur sont affectés sur le trajet (Trajets et plans de chargement), à partir de votre parc de véhicules (Flotte).
4. Planifiez le trajet et ses arrêts ; construisez un plan de chargement et utilisez Optimiser pour l’ajuster à la charge utile du véhicule (Trajets et plans de chargement).
5. Réservez un rendez-vous quai là où c’est nécessaire ; les rendez-vous passent par planifié → Confirmed → Arrived → terminé (Planification).
6. Faites avancer l’expédition dans ses statuts (brouillon → réservé → enlèvement planifié → en transit → … → livré) — chaque changement notifie l’équipe (Expéditions).
7. Utilisez Partager le lien de suivi pour transmettre le lien de suivi public au client — il montre uniquement le statut, les villes et les dates, jamais les noms ni les prix (Expéditions).
8. Téléchargez le PDF CMR pour le chauffeur et la douane (Expéditions).

Attention

Le taux d’utilisation du plan de chargement est votre alerte de surcharge : vert à 80 % ou moins, ambre au-dessus de 80 %, rouge au-dessus de 95 %. L’affichage plafonne à 100 % même si le poids affecté dépasse la charge utile du véhicule — un plan exactement à 100 % est donc votre signal pour l’ouvrir et retirer vous-même des expéditions ; Optimiser ne fait que réordonner et recalculer, il ne retire jamais rien (Trajets et plans de chargement).

Scénario : un devis accepté arrive pour un chargement FTL, Casablanca–Tanger. Vous créez l’expédition avec le client, le trajet et la tarification du devis, en mettant le numéro de devis dans la référence client. Votre propre flotte a de la capacité, vous affectez donc un camion et un chauffeur sur le trajet, ajoutez le chargement à un plan de chargement et cliquez sur Optimiser — le taux d’utilisation revient au vert. Vous réservez un créneau quai sortant pour le matin de l’enlèvement, passez l’expédition à réservé et partagez le lien de suivi avec le client via Partager le lien de suivi. À partir de là, le chauffeur prend le relais de la chronologie depuis Mes expéditions, et vous regardez le point avancer sur la Carte de la flotte.

Pendant que les chargements roulent

1. Suivez l’avancement sur le Tableau de bord et la Carte de la flotte en direct (rafraîchissement toutes les 30 secondes) ; le chauffeur consigne les événements de la chronologie depuis sa propre page Mes expéditions (Tableau de bord, Chauffeur).
2. Faites avancer les rendez-vous quai au fur et à mesure que les camions se présentent — Arrivé dès que le véhicule est à quai, Terminé quand c’est fini — directement depuis les boutons d’action rapide de la ligne (Planification).
3. Quand quelque chose tourne mal sur la route, le statut de l’expédition peut être réglé sur incident — elle apparaît alors dans la carte Exceptions du Tableau de bord, où vous (et tous les autres) voyez qu’elle demande une prise en charge (Expéditions).

Note

Vous et le chauffeur écrivez dans la même chronologie de suivi. Ses événements saisis depuis Mes expéditions apparaissent instantanément sur la page Expéditions et sur tout lien de suivi que vous avez partagé — vous n’avez rien à relayer au client par téléphone.

Gardez la flotte en bonne santé

Un passage hebdomadaire sur les pages flotte évite les surprises sur la route :

1. Consignez les interventions sur Maintenance des véhicules — une prochaine échéance à moins de 14 jours est surlignée en ambre pour que rien ne glisse. Logistall envoie aussi chaque jour par e-mail au propriétaire de votre entreprise un résumé de tout ce qui est dû dans les 14 prochains jours (Flotte).
2. Enregistrez les pleins sur Journal de carburant ; Logistall calcule automatiquement le coût au litre de chaque saisie, pour comparer d’un coup d’œil l’efficacité énergétique d’un plein à l’autre (Flotte).
3. Suivez les déplacements individuels des véhicules sur Trajets, éventuellement liés à une expédition, un véhicule et un chauffeur (Flotte).
4. Empruntez un véhicule à un transporteur partenaire avec Emprunter un camion sur Flotte complète, et clôturez l’emprunt avec Marquer comme restitué une fois le véhicule rendu. Le badge Propriété sur Flotte complète vous dit toujours quels camions sont à vous et lesquels sont en prêt (Flotte).

Astuce

À court de camions pour une semaine chargée ? Flotte complète ne propose dans le sélecteur Emprunter un camion que les véhicules que vous ne possédez pas, préremplit le prêteur avec le transporteur du véhicule, et vous laisse enregistrer le tarif journalier et une date de fin — la traçabilité du prêt se fait donc dans un seul formulaire (Flotte).

Enregistrez les dépenses de trajet

Vous pouvez enregistrer les dépenses des chauffeurs et des trajets — péages, carburant, stationnement et similaires — sur la page Dépenses. Chaque dépense que vous saisissez démarre au statut en attente, quel que soit le contenu ; seul un propriétaire ou un administrateur des données peut l’approuver ensuite (Finance).

En dehors de votre rôle

Les devis et les clients vous sont visibles mais en lecture seule — vous ne les créez pas et ne les modifiez pas. Les factures, paiements, factures transporteurs et la vue marge appartiennent aux comptables (Comptable) ; la gestion des utilisateurs appartient aux propriétaires.

Pages liées

• Vue d’ensemble des flux de travail
• Expéditions
• Trajets et plans de chargement
• Flotte